پروژه های خود را به سبک ترلو مدیریت کنید

مدیریت پروژه ها به خصوص اگر به صورت گروهی انجام شوند کار بسیار دشواری است. اینکه بتوانید کارها را بین اعضای گروه هماهنگ کنید و طبق یک برنامه معین پیش بروید خودش می تواند تبدیل به یک مشکل بزرگ شود. بدون وجود چنین مدیریتی ممکن است ناهماهنگی هایی به وجود بیاید که در نهایت از کیفیت نتایج کاری می کاهد.

به همین دلیل است که نرم افزارها و سرویس هایی برای مدیریت پروژه به وجود آمدند تا مشکلاتی از این دست را حل کنند و کار را برای گروه ها ساده تر کنند. یکی از همین سرویس ها که قرار است در این مقاله در موردش صحبت کنم Trello نام دارد که مدتی است گروه یک ادمین از آن برای مدیریت کارهای خود استفاده می کند.

ترلو چیست و چطور کار می کند؟

ترلو یک نرم افزار تحت وب است که می توانید به کمک آن هر چیزی را که بخواهید به سادگی مدیریت کنید. فقط کافی است وارد وب سایت ترلو شوید و شروع به مدیریت کارها و ایده های خود کنید. اما برویم سراغ اینکه چطور باید از ترلو استفاده کرد.

ترلو به طور کل از سه قسمت اصلی تشکیل شده است: بوردها، لیست ها و کارت ها. بورد ها اولین و اصلی ترین بخش ترلو هستند. شما وقتی وارد ترلو می شوید و یک حساب کاربری در آن ایجاد می کنید، ابتدا باید یک بورد برای خود ایجاد کنید.

به نوعی می توان گفت بورد حکم همان فولدر اصلی پروژه های شما را دارد. شما یک بورد را ایجاد می کنید و برای آن نامی انتخاب می کنید تا بقیه کارهای مربوط به یک ایده یا کار را در آن بورد انجام دهید. در واقع شما با بوردها پروژه های خود را دسته بندی می کنید.

برای اینکه یک بورد در ترلو ایجاد کنید روی علامت + در بالای صفحه کلیک کنید و بعد  New Board را انتخاب کنید.

حالا باید برای بورد جدید خود یک نام انتخاب کنید. بعد از نوشتن نام بوردتان روی Creat کلیک کنید تا بورد شما ایجاد شود.

بعد از ساختن یک بورد شما به صورت خودکار وارد بورد جدید خود می شوید. هر بورد جدید به صورت پیش فرض سه لیست در خود جای داده است. لیست به همان ستون هایی گفته می شود که قرار است کارت های شما را در خود طبقه بندی کنند. این سه لیست پیش فرض شامل To Do یا کارهایی که باید انجام دهید، Doing یا کارهایی که در حال انجام دادن هستند و Done یا کارهایی که انجام شده اند هستند. با کلیک کردن روی نام هر یک از این سه بورد می توانید نام آنها را تغییر دهید. یادتان نرود که بعد از تغییر نام روی Save کلیک کنید تا نام جدید ذخیره شود.

اگر بخواهید یک لیست جدید به مجموعه لیست های بورد خود اضافه کنید می توانید روی گزینه Add a List کلیک کنید و سپس برای لیست جدیدتان یک نام مناسب انتخاب کنید و آن را در بورد ذخیره کنید.

وقتی نشانگر را روی هر کدام از لیست ها نگه می دارید، یک فلش رو به پایین در کنار نام  آن لیست مشاهده خواهید کرد. با کلیک بر روی آن فلش کوچک مجموعه ای از گزینه ها برای شما نمایان می شوند که می توانید برای کل لیست آن گزینه ها را انتخاب کنید.

گزینه اول ( Add a Card ) برای اضافه کردن کارت به آن لیست است که در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح خواهم داد. گزینه بعدی برای کپی کردن کل لیست است و گزینه Move List برای جا به جا کردن محل لیست در بورد است که برای جا به جا کردن لیست ها حتما لازم نیست از این شیوه استفاده کنید بلکه می توانید روی لیست کلیک کنید و بعد آن را به موقعیت دلخواه خود بکشانید ( به شیوه درگ اند دراپ ). گزینه Subscribe برای آن است که هر تغییری در آن لیست انجام گرفت همان لحظه ترلو به شما اطلاع دهد.

گزینه Move All Cards in This List برای جا به جایی تمامی کارت ها از یک لیست به یک لیست دیگر است. گرچه باز هم می توانید هر کارت را به صورت جداگانه به شیوه درگ اند دراپ بین لیست ها جا به جا کنید. گزینه Archive All Cards in This List هم برای آرشیو کردن همه کارت ها در آن لیست است.

نکته جالب در مورد ترلو این است که هیچ آیتمی به طور کامل از ترلو حذف نمی شود بلکه فقط آرشیو می شود. یعنی وقتی یک لیست یا یک کارت را در بورد خود آرشیو می کنید آن آیتم از بورد مخفی می شود ولی همچنان در آرشیو آیتم های شما باقی می ماند و شما می توانید بعدا تمام آیتم های آرشیو شده یک بورد را بررسی کنید و اگر خواستید دوباره آن را به بورد برگردانید. گزینه آخر یا همان Archive This List هم همانطور که از نامش بر می آید خود لیست را آرشیو می کند.

حالا نوبت به اضافه کردن کارت ها می رسد. در زیر هر کدام از لیست ها گزینه Add a Card را مشاهده می کنید. لیست مورد نظر خود را انتخاب کنید و بعد روی آن گزینه کلیک کنید و هر تعداد کارت که می خواهید به آن لیست اضافه کنید. همان طور که در این عکس می بینید من دو کارت به لیست « در حال انجام » اضافه کرده ام. در این مرحله شما فقط کارت ها را اضافه می کنید و نامی برای آنها انتخاب می کنید و رسیدگی به جزئیات کارت ها در مراحل بعد انجام می شود. یادتان نرود که در هنگام اضافه کردن کارت ها روی Add کلیک کنید تا کارت ها در لیست ثبت شوند.

وقتی تمامی کارت های مورد نظر خود را به لیست های بوردتان اضافه کردید باید به جزئیات کارت ها بپردازید. برای اینکار روی یک کارت کلیک کنید تا پنجره ای مثل پنجره زیر برای شما نمایان شود.

همانطور که می بینید همه چیز به طور کامل و دقیق در این پنجره گنجانده شده است. با کلیک بر روی نام کارت می توانید نام آن را تغییر دهید. در زیر نام کارت گزینه Edit The Card Description را می بینید. این گزینه برای افزودن توضیحات بیشتر در مورد کارت است و شما می توانید هر چه بخواهید در این قسمت بنویسید.

قسمت Activity تمامی فعالیت هایی که در رابطه با آن کارت در بورد انجام می شود را برای شما به صورت یک لیست به نمایش می گذارد. در قسمت Write a Comment می توانید هر نوع دیدگاه یا نظری که در مورد آن کارت دارید را بنویسید و منتشر کنید. در منوی کناری این پنجره هم چند گزینه وجود دارد که هر کدام، مدیریت کارت ها را ساده تر می کنند.

با گزینه Edit Labels می توانید برای کارت ها با استفاده از رنگ، اولویت تعیین کنید. مثلا کارت خیلی مهم را با رنگ قرمز و کارت های نه چندان مهم را با رنگ آبی علامت گذاری کنید. گزینه Assign به شما این امکان را می دهد تا فرد دیگری را به آن بورد اضافه کنید. افرادی که قبلا به بورد اضافه شده اند را می توانید با این گزینه به کارت ها هم اضافه کنید تا نشان دهید کدام کارت مربوط به کدام یک از اعضای بورد است.

با گزینه Add Checklist یک چک لیست به کارت اضافه می کنید تا بتوانید کار های یک کارت را به صورت یک چک لیست مدیریت کنید و پس از انجام هر مرحله آن را تیک بزنید و سراغ مرحله بعدی بروید. با Due Date برای کارت یک تاریخ مشخص می کنید و معین می کنید که کارهای موجود در آن کارت چه زمانی باید تمام شود. گزینه Attach File برای پیوست کردن یک فایل به آن کارت است. گزینه Move هم برای جا به جایی کارت است که گفتیم با روش درگ اند دراپ هم می توانید این کار را بکنید.

گزینه Subscribe همانطور که در لیست ها به آن اشاره کردم برای آن است که اگر تغییری در آن کارت صورت گرفت ترلو در همان لحظه به شما اطلاع دهد. آرشیو هم که گزینه آخر است و برای آرشیو کردن کارت از آن استفاده می شود. در مورد آرشیو کردن آیتم ها قبلا توضیح دادم.

این بود تمام نکاتی که برای کارت ها و لیست ها باید می دانستید. اما هنوز نکات دیگری در مورد خود بوردها باقی مانده که باید بدانید. هر بورد سه حالت دارد: Private, Organization و Public.

حالت اول حالتی است که بورد به صورت شخصی مدیریت می شود و تنها برای کسانی قابل مشاهده و ویرایش است که در بورد عضو هستند. حالت سوم نیز به صورت عمومی است و برای همه قابل مشاهده است ولی باز هم فقط کسانی که در بورد عضو هستند می توانند آن را ویرایش کنند. اما حالت دوم یا همان Organization برای مدیریت ساده تر بوردها و مرتبط کردن افراد مرتبط با یک مجموعه هست. به عنوان مثال من اگر بخواهم یک بورد با این حالت ایجاد کنم باید در همان مرحله اول در هنگام ساختن بورد به جای کلیک بر روی New Board روی گزینه New Organization کلیک کنم و یک ارگان ایجاد کنم تا افراد و بوردهای مرتبط با یک دیگر را به این شکل مدیریت کنم. اگر این گزینه را انتخاب کنم با این ابزار مدیریتی رو به رو می شوم.

این نوع بورد ها بیشتر به درد مواقعی می خورند که شما می خواهید چندین مجموعه از بوردها را تحت یک عنوان و در ارتباط با یکدیگر کنترل کنید. وقتی ارگان خود را در ترلو ایجاد کردید، یک بار دیگر با کلیک بر روی New Board می توانید یک بورد دیگر بسازید و سپس حالت بورد خود را به Organization تغییر دهید. به این ترتیب این بورد به مجموعه بورد های آن ارگان اضافه می شود.

برگردیم به بحث اصلی و اینکه چطور می توانید حالت بورد خود را تغییر دهید. همانطور که می بینید در کنار نام بورد عبارت Private با یک قفل نمایان است. این حالت پیش فرض تمام بوردهای ترلو است. برای تغییر حالت بورد روی آن کلیک کنید و بعد حالت مورد نظر خود را انتخاب کنید. حالت Organization تنها در زمانی فعال است که شما قبلا حداقل یک ارگان در ترلو ساخته باشید.

در کنار انتخاب حالت بورد، یک علامت ستاره هم می بینید. اگر ستاره را فعال کنید این بورد در صدر بوردهای شما قرار می گیرد به این معنی که این بورد از دیگر بوردها مهم تر هست.

در منوی سمت راست صفحه نیز تنظیمات اصلی بورد در دسترس است. با کلیک بر روی گزینه Menu، با مواردی دیگر برای ایجاد تغییرات کلی در بورد رو به رو می شوید. گزینه اول یا همان Filter Cards کارت ها را با فیلتر مورد نظر نشان می دهند. مثلا اگر روی رنگ سبز کلیک کنید فقط کارت هایی را در بورد به شما نشان می دهد که با این رنگ تنظیم شده اند. البته امکان فیلتر کردن کارت ها بر اساس زمان معین شده نیز وجود دارد که در انتهای همان بخش می توانید کارت ها را بر اساس زمان فیلتر کنید.

گزینه Archived Items تمامی آیتم های آرشیو شده بورد را به شما نشان می دهد. به طور پیش فرض این بخش کارت های آرشیو شده را نشان می دهد ولی اگر می خواهید لیست های آرشیو شده را هم ببینید می توانید روی Switch to List کلیک کنید. در این قسمت شما این امکان را هم دارید که آیتم های آرشیو شده را دوباره به بورد بازگردانید.

استیکر ها گزینه بعدی در منوی اصلی بورد هستند که ممکن است گاهی به دردتان بخورند. می توانید هر کدام از برچسب هایی که می خواهید را به یکی از آیتم های موجود در بورد اضافه کنید. برخی از برچسب ها نیز مخصوص حساب طلایی ترلو هست که باید به خاطرش پول دهید هر چند زیاد هم ضروری نیستند و می توان بدون آنها نیز از ترلو استفاده کرد.

گزینه Power Ups سه امکان جالب را در بر دارد که می توانید از آنها برای مدیریت ساده تر استفاده کنید. امکان اول Voting هست که به اعضای بورد اجازه می دهد تا به کارت ها رای دهند. امکان Card Aging کارت هایی که مدت زیادی است دست نخورده باقی مانده اند را کمرنگ تر نشان می دهند تا از کارت های جدیدتر تفکیک شوند. و امکان آخر یا همان Calendar یک تقویم به بورد اضافه می کند تا اعضای بورد بتوانند کارت های زمان بندی شده را روی تقویم مشاهده کنند. فعال کردن هر کدام از این امکان ها کاملا اختیاری است.

با گزینه Settings هم تنظیماتی مثل رنگ پس زمینه بورد یا تنظیمات ایمیل را می توانید تغییر دهید. گزینه بعدی که همان Subscribe است و قبلا توضیح دادیم که با این گزینه شما به ترلو اجازه می دهید هر تغییری که در بورد ایجاد شد همان لحظه به شما اطلاع دهد. با Copy Board هم همانطور که از اسمش پیداست می توانید کل بورد را کپی کنید. برای اشتراک گذاری یا پرینت بورد نیز می توانید از گزینه Share, Print, and Export استفاده کنید.

اضافه کردن افراد دیگر به بورد هم مثل بقیه بخش های ترلو بسیار ساده است. کافی است روی Add Members کلیک کنید و سپس نام کاربری افراد دیگر را در آن تایپ کنید و آنها را به بورد اضافه کنید. البته اگر فرد موردنظر شما در ترلو عضو نباشد می توانید ایمیل او را وارد کنید تا برای او یک دعوت نامه ارسال شود. بخش Activity نیز تمام فعالیت های انجام شده در بورد را به طور کامل و یک به یک به شما نشان می دهد.

نتیجه

آنچه ذکر شد شرح کامل بخش ها و امکانات ترلو بود همراه با آموزش استفاده از این نرم افزار مدیریت پروژه فوق العاده. ضمنا باید اشاره کنم که ترلو برای آیفون، آیپد، اندروید و ویندوز ۸ هم نرم افزار خود را دارد که طرز کار آنها مشابه نسخه وب آن است و می توانید از امکانات آن روی دیوایس های دیگر خود نیز بهره مند شوید. امیدوارم با ترلو بتوانید شما هم مدیریت پروژه را به کاری لذت بخش و ساده تبدیل کنید.